Vom Verwalter zum digitalen HR Manager

Vom Verwalter zum digitalen HR Manager

Die Befreiung vom „Verwaltungschaos“ zugunsten einer kundenorientierten und qualitativ hochwertigen HR-Arbeit ist ein vielfaches Ziel in Personalabteilungen. Wir haben uns gefragt, wie das aktuell eigentlich in deutschen Unternehmen aussieht? Und was sind die Herausforderungen in der digitalen HR-Transformation?

Ich habe vor knapp 20 Jahren meinen ersten Einblick in die Personalarbeit großer Betriebe bekommen und erinnere mich schmunzelnd, dass die Personalabteilung damals aus einer Theke bestand, an der Lohn- und Gehaltsunterlagen ausgegeben wurden. Wenn Kundschaft (Mitarbeiter) an den Tresen kamen, ging im Innenraum eine rote Signallampe an. Behördengleich schien mir die Arbeit über Jahre hinweg, so Maren Fischer.

Wenn ein Bereich im Unternehmen viel mit Formularen, Verträgen und Dokumenten zu tun hat, dann sind es die Personaler. Und das nicht nur, weil sie selbst so papierverliebt sind, sondern auch deshalb, weil unser Gesetzgeber und andere Institutionen immer noch papiergestützte Prozesse abbilden. Dies beginnt bei so einfachen Themen wie Bescheinigungen für Behörden, geht allerdings weiter über Einstellungsunterlagen, Probezeitbeurteilungen, Entgeltabrechnungen bis hin zur Zeugniserstellung. Von der Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeiters entsteht ein enormer zeitlicher und administrativer Aufwand, der an anderen Stellen, z.B. der strategischen Personalplanung oder der Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften fehlt.

HR Software Anbieter seit Jahren auf dem Vormarsch

Gleichzeitig wächst der Markt an HR Software-Lösungen.  Vom ganzheitlichen HR Management Instrument bis hin zu Nischen-Lösungen können Firmen mittlerweile diverse Online Tools erwerben. Doch was ist wirklich brauchbar und passt zu meinen unternehmerischen Prozessen, fragen sich Viele. Daher fällt auf, dass Personalabteilungen zunehmend auf die Suche gehen nach HR Managern mit „hoher IT Affinität“, die eine „tiefe Kenntnis in digitalen Trends“ mitbringen oder sogar in der eigens geschaffenen HR-IT Abteilung eingestellt werden.  

Um was geht es in der digitalen HR-Transformation? Es geht vor allem darum, Datenverarbeitung deutlich effizienter und fehlerfreier zu gestalten, umständliche und manuelle Administration zu reduzieren und Prozesse im Personalmanagement weitestgehend zu standardisieren. Dies scheint eine nachvollziehbare Entwicklung, nicht nur im HR Bereich. Allerdings scheint dieser Umbruch in der Personalarbeit erst verzögert zu passieren, während Kerngeschäftsbereiche in Unternehmen diesen Schritt längst verstanden und vollzogen haben. Die Potentiale einer optimierten Personalarbeit sind dabei offenbar nicht jedem direkt bewusst.

Der Mehrwert eines Personalmanagers besteht doch vor allem darin, das Unternehmen in seiner strategischen Ausrichtung zu unterstützen und hierbei alles das im Fokus zu haben, was sich auf die Ressource Mensch und Mitarbeiter bezieht. Und ein Geschäft ganz ohne Mitarbeiter? Gibt es kaum. Daher sollten die Personaler im Unternehmen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen: professionelles Recruiting und Onboarding, durchdachte Mitarbeitergesprächskonzepte und Entwicklungsmaßnahmen sind nur ein paar der Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung des Personalwesens besser umgesetzt werden können. 

58% der Personalbereiche schon digitalisiert

Aufgrund steigender Komplexität, fehlendem digitalen Know-How und dem Mangel an eigenen Ressourcen hinken manche Personalbereiche bei der Einführung neuer Technologien noch hinterher. Doch es gibt einen Aufwärtstrend. Erhebungen der HRblue Studie aus 2020 zeigen auf, dass 58% der Unternehmen Aufgaben und Prozesse im HR bereits digitalisiert haben, vornehmlich in der Personalverwaltung,-abrechnung und -beschaffung.  Beispielprozesse sind hier die Administration von Stammdaten, Urlaubsanträgen, Zeiterfassungskorrekturen, die digitale Personalakte oder auch eRecruitingsysteme. Über 50% der Unternehmen greifen auch bei der Personalbeurteilung auf Automatisierungen zurück. Gerade die Digital Natives fordern ein, dass die so genannten „Employee Self Services“ zur eigenen Datenverwaltung und einer verbesserten Datentransparenz im Unternehmen vorhanden sind.

HR IT-Systeme sind in vielen Unternehmen auch historisch gewachsen. Das führt dazu, dass es für unterschiedliche HR-Disziplinen heterogene Systeme gibt, mit der Folge, dass dies die Datenerhebung und -analyse erheblich erschwert. Es gibt in den allermeisten Unternehmen keine Digitalisierungsstrategie, in die die Personalabteilung auch ihre Digitalisierungsprojekte einbetten kann.

Der Digitalisierungswille auf HR-Seite scheint laut Studie da zu sein. Allerdings bestehen in den Köpfen der Personaler immer noch Blockaden – teils aufgrund von personellem Aufwand, teils wegen der Kosten für die Einführung von Tools. Zudem laufen die Digitialisierungsprojekte für den Personaler als Zusatzaufgabe zum Tagesgeschäft, was die Umsetzung meist verzögert. Dabei gibt es bereits innovative, kundenorientierte Lösungen am Markt, die in kurzer Zeit implementiert werden können. Unser Tipp für Kunden ist hier: Keep it easy und suchen Sie sich innovative Systeme, die in ihrer Einfachheit den Anforderungen genügen. Dabei sollte man sich von den bisherigen Prozessen im Unternehmen getrost lösen und neue Wege ausprobieren.

Digitale Systeme dürfen nicht überfrachten

Aktuell führen wir bei FreshWorks selbst ein neues eRecruiting Tool ein. Unsere Anforderung war hier lediglich: EINFACH UND INNOVATIV SEIN. „Einfach“ im Sinne eines kurzen Bewerbungsverfahrens für den Bewerber (ohne viel Dateneingabe) und „Einfach“ in der Bearbeitung der Bewerbung für uns als Personalberatung / -abteilung bzw. unseren Kunden. Es bedurfte keines langen „Pflichtenheftes“, um zum Kern der Sache zukommen. Der Markt an eRecruiting-Lösungen ist übersät, so viel steht fest. Viele Systeme sind vollgestopft mit Funktionen, die über Jahre aufgrund anderer Kundenanforderungen immer wieder in die Tools hineinprogrammiert wurden. Aber genau das braucht es aus unserer Sicht nicht. Im Gegenteil: Es macht das alltägliche Arbeiten unübersichtlich. Daher haben wir uns für ein simples System entschieden, das den Fokus auf die richtigen Dinge setzt: Keine Überfrachtung mit Funktionen, schnelle Integration verschiedener Kanäle, direkte Anbindung an Social Media und ein ansprechendes und modernes Design für den Benutzer.

Fazit: Das Bewusstsein zur Digitalisierung ist laut aktueller Studien und Befragungen in den allermeisten HR-Abteilungen bereits vorhanden. Bei der Umsetzung gibt es allerdings noch erhebliches Verbesserungspotenzial. Die aktuelle Krise hat uns Personalern den Anschub gegeben, uns noch mehr vom Image des Datenverwalters zu befreien und die Weichen für eine strategische und digitalisierte Personalarbeit zu stellen.

HR darf und muss hier mutig und modern vorangehen. Umso wichtiger scheint uns der Schritt, Personalabteilungen mit guten Managern zu besetzen und die Kosten effizienzbringender Systeme nicht zu scheuen. Es zahlt sich aus. Denn Unternehmen unterscheiden sich erst durch ihre Humane Ressource – fähige und motivierte Mitarbeiter.