Neue Mitarbeiter finden, auswählen und dann fest einzustellen ist für die meisten Unternehmen ein sehr aufwendiger und kostspieliger Prozess. Da verwundert es nicht, dass die Bewerber vorab auf Herz und Nieren begutachtet und beschnuppert werden, bevor es zur Vertragsunterzeichnung kommt. Nicht selten werden potentielle Neustarter zum Probearbeiten eingeladen und zum Beispiel mit dem zukünftigen Team bekannt gemacht, durch die Produktion geführt oder beim ersten gemeinsamen Mittagsessen oder einer persönlichen Kaffeepause ausgefragt, ob die Interessen und Ansichten wohl zum Rest des Unternehmens passen.
Zugegebenermaßen, nicht alle Unternehmen betreiben diesen Aufwand, aber ich könnte doch gerade einige aufzählen. Und nun im Jahr 2020? Kein Probearbeiten, kein Beschnuppern und meistens noch nicht einmal ein persönliches Treffen.
Aber ich kann beruhigen und möchte ein paar Tipps aus diesem Jahr geben, wie wir bei FreshWorks das persönliche Bewerbungsgespräch sehr erfolgreich gegen die digitale Version tauschen.
Rückblickend haben wir in diesem Jahr wohl um die 100 Bewerbungsgespräche am Bildschirm geführt und möchten Ihnen an die Hand geben, wie es gut funktioniert und was man besser lassen sollte.
1. Trau dich!
Grundsätzlich gilt, dass Sie es ausprobieren müssen. Wer bisher noch kein virtuelles Gespräch geführt hat, fängt halt jetzt damit an. Das Schöne ist ja: in diesem Jahr haben Viele von uns mit neuen Arbeitsmethoden angefangen. Wir dürfen also lernen, wir dürfen auch Fehler machen und jedes Mal ein bißchen souveräner mit der Technik umgehen.
2. Gutes Equipment ist Voraussetzung!
Ein Minimum an Ausstattung für das Bewerbungsgespräch ist eine vernünftige Kamera und eine gute Tonübertragung. Im Bewerbungsgespräch haben wir die Aufgabe, in kürzester Zeit einen umfassenden Eindruck von einer Person zu bekommen, die wir vorher meist noch nie gesehen haben. Das bedeutet, wir müssen uns auf Informationen konzentrieren, die uns der Bewerber übermittelt: verbal und nonverbal. Dazu ist es unverzichtbar, dass die Kommunikation möglichst störungsfrei übertragen wird. Wer von einem rauschenden Mikrofon genervt wird oder nur ein verpixeltes Gesicht sieht, verliert schnell die Lust am Gespräch und damit auch am Gesprächspartner. Diese Basisausrüstung ist daher ein Muss.
3. Die Einladung
Für den reibungslosen Start ins Gespräch sollte ein Organisator des Unternehmens alle am Gespräch Beteiligten rechtzeitig vorher einladen. In diese Einladung gehört ein Link zum Video, die Info über weitere Gesprächspartner sowie Kontaktdaten des Organisators, falls kurzfristig doch mal etwas mit der Technik hakt. Es gibt mittlerweile eine große Auswahl sehr guter Software, die vom eingeladenen Bewerber auch dann genutzt werden kann, wenn dieser z.B. keine eigenen Account bei dem Softwareanbieter hat. Hierzu gehören unter anderem Microsoft Teams oder Zoom.
4. Wer darf jetzt reden?
Die Kunst im Videointerview ist es, sich das Gespräch so zu teilen, dass die Interviewpartner sich nicht ständig ins Wort fallen. Wenn wir gemeinsam am Tisch sitzen, schaffen wir durch kleine Gesten und Mimik, zu signalisieren, wenn wir etwas sagen oder fragen möchten. Im Videointerview braucht es einen Moderator, der durch das Gespräch führt und die Kommunikation leitet. Umso wichtiger ist es im virtuellen Bewerbungsgespräch, zu Beginn den groben Ablauf des Gesprächs zu erläutern. Zu Beginn sollten sich (wie auch im persönlichen Interview) die Gesprächsteilnehmer alle kurz vorstellen für den Bewerber. Im Verlauf des Interviews dürfen immer wieder kurze Sprechpausen für Rückfragen gelassen werden, falls die Technik mal ruckelt oder eine Nachricht akustisch nicht verstanden wurde.
5. Wie und was zeige ich von mir?
Spannend ist, dass wir uns vor dem Bildschirm und in unseren eigenen vier Wänden unbeobachteter fühlen und uns kleiden, sprechen und zeigen wie wir es in unserem Privathaushalt normalerweise tun. Was ich aus den vielen Home Office Tagen mitgenommen habe: es arbeitet sich leichter in meiner beruflichen Rolle, wenn ich mich auch am heimischen Schreibtisch so präsentiere wie in der Firma, d.h. ich ziehe mir Schuhe statt Wollsocken an, ich frisiere mich und tausche den Jogger gegen bürotaugliche Kleidung, wenn ich in meine Interviewrolle schlüpfe. Das hat im Frühjahr zugegebenermaßen auch schon nachgelassen, bis ich merkte, dass das mein Auftreten, meine Sprache und Körperhaltung sich unbewusst dem äußeren Erscheinungsbild anpasst.
6. Giftige Ablenkungen
Videogespräche verleiten sehr zur Ablenkung! Nebenbei mal auf das Handy gucken, noch eine Mail checken oder das Mikrofon stummschalten, um der Kollegin nebenbei noch eine Information mit auf den Weg zu geben. Würden wir das im realen Bewerbungsgespräch machen? Eher nicht! Es lenkt ab, wirkt unhöflich, und wir verpassen wertvolle Informationen. Im Videogespräch braucht es unbedingte Ruhe und eine störungsfreie Umgebung, um meinem Gegenüber die Chance zu geben, richtig verstanden zu werden. Durch “Aktives Zuhören” zeige ich Interesse und Wertschätzung für den Bewerber. Daran sollten Unternehmensvertreter grundsätzlich denken, denn sie verkaufen das Unternehmen gegenüber dem Bewerber.
7. Blickkontakt nicht unterschätzen
Es ist für unsere Gespräche irritierend, wenn wir keinen Blickkontakt haben. Videointerviews sind deshalb besonders anstrengend, weil wir den Blick und die Mimik nicht so einfach lesen können wie bei einer Person, die uns gegenübersteht. Sorgen Sie dafür, dass die Kamera- und Belichtungseinstellungen so gewählt sind, dass es möglich ist, die Augen des Gesprächspartners zu erkennen und setzen sich selbst nicht zu dicht oder zu weit vor die Kamera. Auch die Perspektive kann irritierend sein. Wenn ich dem Bewerber nur in die Nasenlöcher schauen kann, fehlt mir die Möglichkeit, die Reaktion auf bestimmte Fragen zu beobachten. Hier gilt: ansprechen und den Bewerber bitten, sich etwas anders zu plazieren.
8. Einen zweiten oder dritten Kontakt vereinbaren
Ein zweiter und dritter Eindruck ist allein deshalb wichtig, um Wahrnehmungsverzerrungen und damit typische Beurteilungsfehler zu vermeiden. Was ich deshalb gerade im virtuellen Bewerbungsverfahren mache: ich telefoniere im ersten Schritt mit den Bewerbern. Im zweiten Gespräch führe ich ein Videointerview gemeinsam mit dem Bewerber und dem Fachbereich, der die Stelle besetzen möchte. Und danach gibt es mit kurzem Abstand noch ein weiteres Gespräch mit weiteren Gesprächspartnern (z.B. ein Teamkolege, die Geschäftsleitung o.ä.). Da es ratsam ist, das Videointerview nicht länger als 90 Minuten zu führen, können mehrere Begegnungen den persönlichen Eindruck besser festigen.
9. Wo geht die Reise hin?
Die Technik macht es möglich, dass wir schon bald sehr reelle virtuelle Gespräche führen können. Ich kann mir gut vorstellen, dass wir uns mit VR-Brillen im virtuellen Raum begegnen oder gar Unternehmensführungen mit dem Bewerber auf diesem Wege machen können. Aktuelle Meeting-Software ermöglicht bereits das gemeinsame Treffen an der virtuellen Bar oder im Konferenzraum.
Mein Fazit ist (mit Erstaunen), dass Videointerviews äußerst effizient und aufschlussreich sein können. Zudem sparen alle Beteiligten viel Zeit und können sich in gewohnter Umgebung auf das Gespräch vorbereiten. Und eine gewohnte Umgebung hat grundsätzlich den Vorteil, dass wir uns authentisch zeigen, weil wir weniger angespannt sind.
Erwartungsgemäß wird die persönliche Begegnung in nächster Zeit weiter ersetzt werden. Da ist das digitale Bewerbungsgespräch schonmal die erste Probe, wie Bewerber und Unternehmen sich der neuen Arbeitswelt stellen.
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